Concepto y principios de la Organización

Desde las primeras comunidades humanas hasta las modernas empresas, la organización ha sido clave para alcanzar objetivos complejos. Este artículo aborda su evolución histórica, los fundamentos conceptuales y los principios que sustentan las estructuras organizacionales eficientes. Descubre cómo aplicar estos principios para fomentar liderazgo, flexibilidad y equilibrio en cualquier ámbito organizativo.

Origen de la organización. Desde la prehistoria, el hombre debió pensar en la forma de subsistir y lograr ciertos objetivos que serían casi imposibles de alcanzar por un solo individuo, como la cacería de un enorme y poderoso Mamut. Se reunieron entonces y asignaron tareas a los diferentes miembros de la tribu, ideando herramientas para lograr una cacería exitosa. Así nacieron las primeras organizaciones, en las que las mujeres se cuidaban a los niños y preparaban ropa y comida mientras los hombres partían a la caza.

Etimológicamente, la palabra organización es de origen griego «órganon», que significa instrumento, utensilio, órgano o aquello con lo que se trabaja.

El término organización se utiliza para designar la acción de organizar. Organizar, en el lenguaje común, significa poner cierto orden a diversos recursos para hacer de ellos un instrumento o herramienta al servicio de una voluntad que persigue la realización de un proyecto.

De una forma general el vocablo alude al cumulo o grupo de personas que se unen con un fin determinado, aunque también puede referirse a una entidad, empresa, institución pública, organización no gubernamental o corporación entre otros, que son creadas por personas para una función en particular.

La organización es entonces una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.

Pero la organización es también:

• Un objeto más o menos abstracto (ejemplo: Organización administrativa)
• Una estructura más o menos viviente (ejemplo: Organización profesional o sindical)
• El concepto de organización incluye la idea de una jerarquía o de cooperación. Notemos que la organización, sus objetivos y sus procedimientos, dependen de las modalidades propias de las diferentes categorías de actores que participan en ella.

  La organización se caracteriza por la interdependencia de sus actores. Una de las condiciones para que una organización sobreviva y sea eficaz es su capacidad para motivar a sus participantes.

  El sistema de comunicación juega un papel primordial en la vida de la organización ya que el objetivo del grupo organizado no es necesariamente la primera elección de todos los miembros de la organización. Se habla entonces de lógica específica de la organización.

Definición de organización

Estas son algunas definiciones de organización de acuerdo a varios autores:

Para Simón Andrade Espinoza, la organización es «la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto».

Según Alexei Guerra Sotillo, la «organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido».

Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la «organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito».

Según la American Marketing Association (A.M.A.) la organización «cuando es utilizada como sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas».

El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones, menciona que la organización es una «asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines»

Podemos resumir que una organización es:

«La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines»

Elementos funcionales de la organización

Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).

Principios de la organización

El propósito de la organización: El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organicional.

Principio de la unidad de objetivos

La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una organización es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.

Causa de la organización: La causa básica de la estructura organicional es la limitación del tramo de la administración. Si no existiera esa limitación, una empresa no organizada podría tener un solo gerente.

Principio del tramo de administración

En cada posición administrativa existe un limite al número de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el número exacto depende de la repercusión de diversas variables subyacentes.

La estructura de la organización: autoridad: La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organización, el vínculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar la coordinación de las unidades organicionales. Es la herramienta con la que el administrador esta en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear un ambiente para el desempeño individual. Algunos de los principios más útiles de la organización están relacionados con la autoridad.

Principio escolar

Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organicional.

Principio de delegación por resultados esperados

La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

Principio del carácter absoluto de la responsabilidad

La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.

Principio de unidad de mando

Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados.

Principio de nivel de autoridad

El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de hacerlas ascender por la estructura de la organización.

La estructura organicional: actividades departamentalizadas: La organización incluye el diseño de una estructura departamental. Aunque hay varios principios en esta área uno de ellos es de gran importancia.

Principio de la definición fundamental

Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los objetivos de la empresa.

El proceso de organización: Los diversos principios de delegación de la autoridad y de la departamentalización son verdades fundamentales del proceso organicional. Se relacionan con fases de los dos aspectos primarios de organizar: la autoridad y los agrupamientos de actividades.. Existen ortos principios que se refieren al proceso de organizar, a través de cuya aplicación los gerentes obtienen un sentido de proporción o una medida del proceso total de la organización.

Principio del equilibrio

En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

El principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a toda las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para delegar la autoridad funcional en los departamentos de «stall» y de servicios. Los ahorros de la especialización funcional en la departamentalización se deben equilibrar con las ventajas de establecer departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicación de la teoría de la administración depende de la situación específica.

Principio de flexibilidad

Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.